Regulamin Uczestnictwa w Family Business Future Summit “Summit”

§ 1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w Family Business Future Summit organizowanym przez Family Business Future Summit sp. z o.o. w organizacji z siedzibą w Olsztynie, ul Dąbrowszczaków 8/9, 10-539 Olsztyn oraz Wojarska Aleksiejuk & Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Spółka Partnerska z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 62, 00-684 Warszawa, w dniach 24 – 25 kwietnia 2025 roku w Olsztynie. Organizator może również ustalić inny termin Summitu niż wskazany w niniejszym ustępie.
  2. Definicje stosowane w Regulaminie:
    • - formularz/formularz rejestracyjny – formularz rejestracyjny uczestnictwa w Summicie;
    • - Opłata – opłata za uczestnictwo, o której mowa w § 2 ust 3 Regulaminu w Summicie, przy czym w przypadku gdy podmiotem uiszczającym opłatę jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą, wówczas opłata obejmuje uczestnictwo nie więcej niż dwóch osób wskazanych przez podmiot uiszczający Opłatę;
    • - Organizator - Family Business Future Summit sp. z o.o. w organizacji z siedzibą w Olsztynie oraz Wojarska Aleksiejuk & Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Spółka Partnerska z siedzibą w Warszawie (NIP: 5252623281);
    • - Partnerzy - podmioty wspierające wydarzenie wskazane na stronie internetowej Summitu, w tym m.in. Santander Bank Polska S.A. i INFOR PL S.A. wydawca Dziennika Gazety Prawnej;
    • - Regulamin – niniejszy regulamin;
    • - strona internetowa Summitu – strona internetowa Summitu znajdująca się pod adresem: www.fbfs.pl;
    • - Summit - Family Business Future Summit;
    • - Uczestnik – osoba zakwalifikowana do udziału w Summicie zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie. W ramach jednej Opłaty możliwe jest uczestnictwo na Summicie maksymalnie dwóch osób fizycznych.
  3. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Summitu oraz w miejscu jego odbywania się, o którym mowa w § 3 ust. 1 Regulaminu.
  4. Zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptacja są warunkami koniecznymi udziału w Summicie.

§ 2 Rejestracja i płatności

  1. Uczestnictwo w Summicie wymaga uprzedniej rejestracji osoby zainteresowanej uczestnictwem w Summicie, poprzez formularz rejestracyjny dostępny na stronie internetowej: www.fbfs.pl.
  2. Po otrzymaniu przez osobę zainteresowaną uczestnictwem w Summicie prawidłowo uzupełnionego formularza rejestracyjnego, Organizator wysyła na wskazany w formularzu adres e-mail potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Udział w Summicie jest potwierdzony po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną uczestnictwem w Summicie informacji mailowej o zakwalifikowaniu do uczestnictwa w Summicie, a następnie wniesieniu Opłaty.
  3. Opłatę za udział w Summicie, w wysokości 4.000 zł netto, należy uiścić w terminie 7 dni od dnia otrzymania od Organizatora przez osobę zainteresowaną uczestnictwem w Summicie, informacji mailowej o jej zakwalifikowaniu jako Uczestnika, na rachunek bankowy Organizatora:

    4. Family Business Future Summit sp. z o.o. w organizacji z siedzibą w Olsztynie

    Nr rachunku bankowego: [__]

    tytułem: Opłata Summit <imię i nazwisko Uczestnika>

  4. Brak uiszczenia Opłaty w terminie, o którym mowa w ust. 3 powyżej, powoduje automatyczne anulowanie rejestracji uczestnictwa w Summicie. Organizator poinformuje Uczestnika drogą mailową o anulowaniu rejestracji, o której mowa w zdaniu poprzednim.
  5. Zwroty Opłaty – zwrot uiszczonej Opłaty przysługuje wyłącznie w przypadku rezygnacji zgłoszonej do dnia 31 marca 2025 r., mailowo na adres kontakt@fbfs.pl. Po tej dacie Opłaty nie podlegają zwrotowi.
  6. Opłata, o której mowa w ust. 3 powyżej, powiększona zostanie o podatek VAT w stawce obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
  7. Uczestnik, wyraża zgodę na przesyłanie przez Organizatora faktur VAT, duplikatów tych faktur oraz ich korekt w formie elektronicznej na adres e-mail Uczestnika, który został podany w formularzu rejestracyjnym na Summit.
  8. W przypadku rezygnacji Uczestnika zakwalifikowanego do udziału w Summicie dopuszcza się możliwość rekrutacji osób z listy rezerwowej.
  9. Organizator nie zapewnia zakwaterowania i transportu, ale udostępni listę rekomendowanych miejsc noclegowych.

§ 3 Miejsce, termin i program Summitu

  1. Termin i miejsce: Summit odbędzie się w dniach 24 - 25 kwietnia 2025 roku w Przystań Hotel & Restaurants (ul. Żeglarska 4, 10-160 Olsztyn) oraz Warmińsko-Mazurskiej Filharmonii im. Feliksa Nowowiejskiego w Olsztynie (ul. B. Głowackiego 1, 10-447 Olsztyn, dalej „Filharmonia Warmińsko-Mazurska”).
  2. W razie konieczności, Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca, terminu lub formuły Summitu (np. przeniesienia do formuły on-line), o czym niezwłocznie poinformuje Uczestników mailowo i na stronie internetowej Summitu.
  3. W przypadku zmiany formuły, miejsca lub terminu Summitu, Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Summicie i otrzymania zwrotu uiszczonej Opłaty, pod warunkiem, że oświadczenie o rezygnacji z udziału w Summicie zostanie zgłoszone Organizatorowi w terminie 14 dni od dnia poinformowania Uczestnika o zmianie formuły, miejsca lub terminu Summitu. Brak zgłoszenia rezygnacji w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, jest uznawany za akceptację nowych warunków przez Uczestnika.
  4. Aktualny program Summitu dostępny jest na stronie internetowej Summitu i może ulec zmianie z powodów organizacyjnych. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji programu, co nie stanowi podstawy do rezygnacji z Summitu ani zwrotu Opłaty.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Summitu. W przypadku odwołania Summitu, Organizator zwróci Uczestnikowi całość uiszczonej Opłaty.

§ 4 Rezygnacja i zmiana Uczestnika

  1. Rezygnacja z udziału w Summicie z przyczyn zależnych lub niezależnych od Uczestnika jest możliwa wyłącznie poprzez oświadczenie przesłane mailowo na adres: kontakt@fbfs.pl
  2. Rezygnacja zgłoszona w sposób, o którym mowa w ust. 1 powyżej, do dnia 31 marca 2025 r., uprawnia do zwrotu pełnej Opłaty. Rezygnacja złożona po terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim oznacza utratę uiszczonej kwoty.
  3. Zgłoszony Uczestnik może zostać zastąpiony inną osobą zainteresowaną uczestnictwem w Summicie bez dodatkowych opłat, jeśli Organizator otrzyma dane nowego Uczestnika najpóźniej do dnia 1 marca 2025 r. i z zastrzeżeniem zdania następnego. Nowy Uczestnik musi spełniać wszystkie warunki Regulaminu i dokonać rejestracji zgodnie z określonymi w Regulaminie zasadami.

§ 5 Identyfikacja, bezpieczeństwo i zasady uczestnictwa

  1. Uczestnicy zobowiązani są do posiadania identyfikatorów, które upoważniają do udziału we wszystkich wydarzeniach w ramach Summitu. Identyfikatory będą wydawane w dniu rozpoczęcia Summitu.
  2. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad współżycia społecznego, kultury osobistej oraz stosowania się do poleceń Organizatora i personelu obsługującego Summit.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w miejscach odbywania Summitu, jednak:
    24 kwietnia: Filharmonia Warmińsko-Mazurska odpowiada za rzeczy pozostawione w szatni zgodnie z regulaminem tego podmiotu.
    25 kwietnia: Przystań Hotel & Restaurants jest odpowiedzialny za rzeczy przechowywane w szatni w tym obiekcie. Szczegóły odpowiedzialności określają wewnętrzne regulacje Przystań Hotel & Restaurants.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, skradzione lub zniszczone podczas Summitu.

§ 6 Wizerunek Uczestników

  1. Akceptując niniejszy Regulamin, Uczestnik wyraża zgodę na utrwalenie swojego wizerunku w formie fotografii, nagrań wideo lub innych materiałów audiowizualnych podczas Summitu oraz na jego nieodpłatne wykorzystywanie przez Organizatora w celach promocyjnych i informacyjnych związanych z Summitem.
  2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 powyżej, obejmuje rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w:
    • - materiałach publikowanych na stronie internetowej Summitu,
    • - mediach społecznościowych Organizatora i Partnerów,
    • - drukowanych i elektronicznych materiałach promocyjnych dotyczących Summitu.
  3. Wizerunek Uczestnika nie będzie wykorzystywany w sposób naruszający jego godność osobistą ani w celach sprzecznych z prawem.
  4. Uczestnik ma prawo do odwołania zgody na wykorzystanie swojego wizerunku, co powinno zostać zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej. Organizator dołoży starań, aby zaprzestać dalszego wykorzystywania wizerunku w terminie do 14 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie wizerunku przez osoby trzecie, jeśli materiały z wizerunkiem zostały legalnie udostępnione w przestrzeni publicznej.

§ 7 Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z odpowiednim wyprzedzeniem, informując o tym Uczestników.
  3. Administrator danych osobowych – Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO wyłącznie w celach organizacji Summitu. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Klauzuli Informacyjnej RODO, stanowiącej Załącznik nr 1.
  4. Akceptując niniejszy Regulamin, Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Partnerów, podanych w formularzu rejestracyjnym na Summit, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, w celach związanych z obsługą Summitu oraz w celu prowadzenia działań marketingowych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Kontakt z Uczestnikami ze strony Partnerów może być prowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.